Admin-Handbuch

👥 1. Administrator-Rollen

Im TVN Planer gibt es zwei Stufen von Administratoren:

1. Global-Administratoren (Super-Admins):
   • Haben vollen Zugriff auf das gesamte System.
   • Können beliebige Anlässe erstellen, bearbeiten und löschen.
   • Können Profile aller Mitglieder bearbeiten und Admin-Rechte vergeben oder entziehen.
   • Erkennbar an der Berechtigung is_admin = true im Benutzerprofil.
2. Event-Administratoren (Anlass-Admins):
   • Werden spezifisch für einen oder mehrere Anlässe eingetragen.
   • Haben für diese zugewiesenen Anlässe dieselben Rechte wie ein Global-Admin (Schichten bearbeiten, Personen zuweisen, CSV-Import/-Export etc.).
   • Haben keinen Zugriff auf die globale Mitgliederverwaltung oder andere Anlässe.

📅 2. Anlässe verwalten

Anlass erstellen

1. Klicke auf der Startseite unter dem Tab „Anlässe“ auf den Button + Neuer Anlass.
2. Fülle die Felder aus (Anlassname, Datum von/bis, Ort und Beschreibung).
3. Klicke auf „Speichern“.

Kategorien konfigurieren

Jeder Anlass hat eigene Schicht-Kategorien (z. B. Aufbau, Service, Kasse, Abbau).

1. Öffne beim Erstellen oder Bearbeiten eines Anlasses den Bereich „Kategorien“.
2. Du kannst neue Kategorien hinzufügen, die Beschriftungen (Labels) anpassen und eine Farbe aus der HSL-Palette zuweisen.
3. Die Sortierungs-Reihenfolge bestimmt, in welcher Reihenfolge die Schichten später auf der Detailseite gruppiert werden.

Event-Admins zuweisen

Damit andere Mitglieder dich bei der Verwaltung eines Anlasses unterstützen können:

1. Wähle im Anlass-Formular unter „Event-Admins“ ein Mitglied aus dem Dropdown-Menü aus.
2. Klicke auf + Hinzufügen.
3. Dieses Mitglied erhält nun vollen administrativen Zugriff auf diesen Anlass.

Anlass sperren / entsperren

Wenn die Planung abgeschlossen ist oder kurz vor dem Event keine Änderungen mehr durch Helfer vorgenommen werden sollen:

1. Öffne den Anlass und klicke im blauen Header-Bereich auf 🔒 Sperren.
2. Auswirkung: Normale Mitglieder sehen den Anlass nicht mehr in ihrer Liste und können sich weder selbst anmelden noch abmelden. Bereits bestehende Zuteilungen bleiben unter „Meine Schichten“ für sie sichtbar (gekennzeichnet mit einem Schloss-Badge 🔒 Gesperrt).
3. Du kannst den Anlass jederzeit wieder über 🔓 Entsperren für Mitglieder freigeben.

Anlass duplizieren

Für wiederkehrende Anlässe (z. B. das jährliche Sommerfest) kannst du die komplette Struktur kopieren:

1. Öffne den bestehenden Anlass und klicke im Header-Bereich auf 📋 Duplizieren.
2. Es wird eine exakte Kopie des Anlasses inklusive aller Kategorien, Schichten und Kapazitäten (jedoch ohne die Helfer-Anmeldungen) erstellt. Du musst danach nur noch das neue Datum anpassen.

🛠️ 3. Schichten verwalten

Schicht manuell hinzufügen

1. Öffne den Anlass und klicke unter dem Schichten-Bereich auf + Schicht hinzufügen.
2. Fülle die Daten aus: Name (optional), Kategorie, Start- und Endzeit (oder „Ganztägig“) und Plätze (maximale Helferanzahl).
3. Klicke auf „Speichern“.

Schicht bearbeiten / löschen

• Neben jeder Schicht finden Admins die Buttons Bearbeiten und Löschen.
• Hinweis: Das Löschen einer Schicht löscht auch unwiderruflich alle darauf gebuchten Helfer-Registrierungen.

👥 4. Helfer-Zuweisung & Umbuchung

Als Administrator hast du die volle Kontrolle über die Belegung und kannst Helfer manuell verwalten (auch bei gesperrten Anlässen).

Person manuell zuweisen

1. Klicke bei der gewünschten Schicht auf den blauen Button + Zuweisen.
2. Wähle das gewünschte Mitglied aus der Liste aus und klicke auf „Zuweisen“.

Helfer entfernen

In der Schichtkarte siehst du die Liste der angemeldeten Personen. Klicke neben dem Namen der Person auf ✕ Entfernen und bestätige die Aktion, um die Anmeldung zu löschen.

Schicht umbuchen

Wenn ein Helfer kurzfristig eine andere Schicht im selben Anlass übernehmen soll:

1. Klicke neben dem Namen des Helfers auf den Button ↔ Umbuchen.
2. Wähle die neue Ziel-Schicht aus dem Dropdown-Menü aus.
3. Klicke auf „Umbuchen“. Die Person wird ohne Datenverlust direkt verschoben.

📥 5. CSV-Massenimport & -Export

CSV-Template herunterladen

1. Öffne den Anlass und klicke auf ☰ Mehr -> „Template herunterladen“.
2. Du erhältst eine .csv-Vorlage mit den korrekten Spaltenköpfen. Befülle diese in Excel oder einem Texteditor.

CSV-Import durchführen

1. Klicke auf ☰ Mehr -> „CSV Import“.
2. Wähle deine ausgefüllte .csv-Datei aus.
3. Es öffnet sich ein Vorschau-Fenster. Fehlerhafte Zeilen werden rot markiert.
4. Wähle den Import-Modus:
   • Behalten und neue hinzufügen: Importierte Schichten werden angehängt.
   • Komplett ersetzen: Löscht alle aktuellen Schichten dieses Anlasses und überschreibt sie mit den Daten aus der CSV-Datei.
5. Klicke auf „Importieren“.

✉️ 6. E-Mail-Erinnerungen senden

Du kannst allen angemeldeten Helfern eines Anlasses eine personalisierte Übersicht ihrer gebuchten Schichten per E-Mail senden.

1. Öffne den Anlass und klicke auf ☰ Mehr -> „Erinnerungen senden“.
2. Füge eine optionale Nachricht hinzu (z. B. Infos zum Treffpunkt, Kleidung).
3. Klicke auf „Senden“. Die App verschickt im Hintergrund automatisch personalisierte E-Mails an jedes angemeldete Mitglied mit dessen Einsatzzeiten.

👥 7. Mitgliederverwaltung (Nur Global-Admins)

Über den Tab „Mitglieder“ auf der Startseite können Global-Administratoren die Benutzerdaten pflegen:

• Profil bearbeiten: Namen von Mitgliedern korrigieren.
• Admin-Rechte verwalten: Mitglieder zu Global-Administratoren befördern oder degradieren.

📊 8. Belegungsübersicht

Unter dem Tab „Übersicht“ siehst du eine tabellarische Live-Übersicht aller Anlässe, deren Gesamtkapazitäten und den aktuellen Belegungsgrad in Prozent. So erkennst du sofort auf einen Blick, wo noch Helfer fehlen.